홍보 담당자가 언제 어떤 내용의 보도자료를 발표할지 미리 계획을 세우는 일은 매우 중요한 일입니다. 타이밍에 맞는 보도자료는 언론에서 뉴스 가치의 결정하는 중요한 요소중의 하나인 ‘시의성’에 부합하기 때문입니다. 보도자료 릴리즈 계획이 포함된 연간 홍보플랜과 월간 주간 플랜을 가지고 있다면 일단 우왕좌왕하지 않고 일관되고 지속력 있는 홍보활동이 가능합니다. 물론 이 계획은 사업계획에 따라 항상 가변적일 수는 있으나, 플랜을 가지고 홍보활동을 진행하는 것은 중요한 일입니다.
그렇다면 홍보담당자가 연간 PR 플랜을 만드는데 있어서 어떤 것들을 기본적으로 고려해야 할까요? 각 기업이나 기관, 업종에 따라 성격이 다를 수 있지만 향후 1년 간의 ‘사업계획서’나 ‘마케팅기획서’를 먼저 참고하면 좋습니다. 마케팅과 PR은 상호 불가분의 관계에 있고 PR활동은 마케팅 활동의 하부활동이기 때문에 사업계획서나 마케팅기획서는 홍보플랜의 훌륭한 지침이 됩니다.
다음으로 홍보담당자가 플랜 만들기에서 고민해야 할 문제가 크고 작은 마케팅 계획들을 구현할수 있는 실현 가능한 메시지를 전달하기 위해 동원 가능한 홍보자원과 수단을 찾고 이를 적절하게 배합하는 일입니다. 즉, 마케팅 계획 그 자체가 PR활동은 아니기 때문에 이 과정에서는 홍보담당자의 과거 경험과 지식, 능력과 역량이 총동원해야 합니다.
가령, A라는 회사에서 2011년 3월 A사가 사활을 걸고 있는 ‘가’라는 신제품이 나온다고 생각해 봅시다. 홍보 담당자가 PR 플랜을 제대로 잡으려면 먼저 신제품 ‘가’가 가진 기능과 특징 등 제품 자체에 대한 기본적인 지식뿐만 아니라 ‘왜’ 현 시점에서 이 제품인가 라는 점까지 이슈화(이슈 매니지먼트)시킬 수 있어야 합니다. 또한 배포하는데 있어 어떤 미디어-신문, 방송, 잡지, 온라인-를 주로 활용할 것인가, 회사의 이미지와 장점을 살린 이벤트 프로모션은 어떻게 준비할 것인가, 통합 마케팅 커뮤니케이션(IMC) 차원에서 미디어의 광고 집행전략, 공중파 방송과 케이블 TV의 PPL(간접광고, 제품협찬) 계획 등도 계획단계에서 검토되어야 합니다.
더 나아가 신제품 출시 시점에 맞춰 CEO를 어떻게 노출(President PR)시킬 것인가, 여론을 형성하는 오피니언 리더(또는 VVIP) 대상의 특별 행사를 실시할 것인지 여부, 신제품을 기업 이미지 개선을 위한 어떤 사회공헌 프로그램에 활용할 것인지 등 입체적인 접근과 플랜이 필요합니다. 심지어 경우에 따라 만약 있을지도 모르는 장래 위기상황에 대처하기 위해 사전에 시나리오를 준비하는 ‘위기관리’까지 PR 플랜에 포함시킬 수 있습니다.
끝으로 달력을 연간 PR 플랜 만들기에 활용할 필요가 있습니다. 시의성 있는 뉴스발굴이 얼마나 홍보활동에서 중요한 것인가 하는 문제는 이미 앞에서 언급했습니다. 이를 위해 뉴스와이어가 제공하고 있는 ‘보도자료 발표 캘린터’를 이용하는 것도 좋은 방법입니다. ‘보도자료 발표 캘린터’는 1년 동안의 중요 기념일과 공휴일, 명절과 24절기, 특별한 행사 등 한해 동안 일어나는 연간 행사에 맞춰 월별로 홍보 담당자들이 언제 어떠한 내용의 보도자료를 언제까지 발표하면 좋은지 일목요연하게 알 수 있습니다. 보도자료 발표 캘린더를 이용하면 특정일은 아니지만 시기상 어떤 소재의 보도자료를 발표하면 좋은지 미리 아이디어를 얻을 수도 있습니다.
