상품설명회, 컨퍼런스, 기자회견, 세미나, 토론회, 전시회, 강연회, 단체의 정기 모임 등 행사나 세미나를 개최할 예정이라면 보도자료를 발표해 매스컴과 대중의 관심을 얻을 수 있다.
행사 보도자료는 기존의 보도자료 틀을 조금 변형한 형태이기 때문에 비교적 작성하기 쉬운 자료에 속한다. 좋은 행사 보도자료는 간결하지만 명확하고 읽기에도 재미있는 뉴스 소재이다. 아래에 행사 보도자료 작성 팁 10가지를 소개한다.
1. 독자가 참여하고 싶게 만드는 보도자료를 작성해야
행사 개최 보도자료 배포의 목적은 참가 유도라는 것을 잊지 말아야 한다. 행사 보도자료의 영향력은 사전 예약이나 당일 참가 현황으로 파악할 수 있다. 행사에 참여하는 어떤 이익을 얻을 수 있는지, 행사에 빠지면 안되는 이유를 포함해 읽는이의 마음을 움직일 수 있어야 한다.
2. 제목은 한 줄로 행사를 요약해야
같은 날 개최하는 행사는 많다. 그 많은 행사 중에서 돋보이기 위해서는 보도자료의 제목과 소제목만 봐도 행사 일정과 개요 및 이점이 무엇인지 직관적으로 알아볼 수 있도록 작성해야 한다. 이 행사가 그날의 다른 행사에 비해 어떤 점이 특별하고 어필할 수 있는 제목을 달아 눈길을 끄는 것이 중요하다.
제목의 형태는 크게 두가지로 나눌 수 있다. 한가지는 대제목을 ~하는 ‘OO행사’ 개최로 작성한 후, 소제목에 행사의 핵심 설명과 날짜, 장소 등의 필요한 정보를 담는 방법이다.
(사례) 대안적 소비문화가 있는 마을장터 ‘영등포 달시장’ 열려
(사례) 국내 최대 야간 마라톤 ‘에너자이저 나이트 레이스 2013’ 개최
또 한가지는, “~하고 OO하세요” 형태로 작성하는 방법이다. 행사에 참여함으로써 얻을 수 있는 혜택을 알기 쉽게 풀어낸 것으로, OO에는 혜택을 설명하면 된다. 이런 형태의 제목은 가격할인 프로모션이나 판촉 이벤트 관련 보도자료에 흔히 적용된다.
좀더 자세히 제목 작성 요령에 대해 알고 싶다면 좋은 보도자료 제목의 공통점 3가지를 참고하면 된다.
(사례) 서울시, 마을공동체 ‘주민제안사업’ 쉽게 참여하세요
3. 보도자료 제목에 키워드를 넣어야
좋은 보도자료 제목은 효과적인 온라인 마케팅 툴로 활용할 수 있다. 온라인 매체에 행사 보도자료를 배포할 예정이라면, 검색엔진최적화를 고려해야 한다. 검색 비중이 높은 키워드를 제목에 반드시 포함시켜 검색 마케팅 효과를 볼 수 있다면 일석이조다. 또한 본문의 앞부분에 검색 키워드를 삽입하면 검색 결과에서 상위에 노출될 수 있다. 더 자세히 검색엔진 최적화 방법을 알고 싶다면 ‘보도자료가 잘 검색되게 하려면’을 읽어보면 좋다.
4. 첫번째 문단이 중요하다
행사에 대한 기본적인 정보를 첫번째 문단에 모두 설명해야 한다. 5~6페이지를 다 읽어야만 행사장의 위치와 날짜, 시간을 파악할 수 있다면 누가 자료를 읽고, 또 행사를 참가하겠는가. 누가 참석하고 , 어디서 하는지, 어떻게 참가 신청을하는지, 언제 하는지 등의 개요를 보도자료 첫 문단에 모두 포함하라.
5. 6하원칙에 빠진 것이 없는지 점검하라
그렇다면 첫번째 단락은 어떻게하면 잘 쓸 수 있는가. 보도자료와 뉴스 기사는 기본 구성 요소인 6하원칙에 빠진 것이 없어야 한다. 육하원칙은 어떤 방법보다 자세하게 설명할 수 있고, 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 도와주기 때문이다. 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게의 정보를 포함하면 첫단락은 완성된다.
6. 두번째 문단은 행사소개와 개최 목적을 풀어서 설명하라
보도자료의 첫번째 문단이 완성됐다면, 두번째 문단은 행사에 대한 정보를 조금 더 풀어서 자세하게 설명하거나, 개최 배경을 설명하는 단락이다. 행사의 컨셉, 혜택, 배경, 목적, 참가 대상 등을 포함하면 된다. 시작하는 형식은 주로 다음과 같다.
(두번째 문단 사례)올해로 21회를 맞이하는 아시테지 국제여름축제는….
(두번째 문단 사례)현대차는 고객들에게 ….를 만들어 주기 위해 이번 자리를 만들었다.
7. 초대강연자나 기조연설자에 대한 설명을 강조해라
만약 개최하는 행사에 특별 초청 게스트, 공연, 엔터테인먼트가 있다면 보도자료에 해당 내용을 포함시킨다면 보도자료의 영향력을 확대할 수 있다.
8. 초청장과는 다르다는 것을 명심해라
행사 일정을 그대로 나열하면 초청장과 다를게 없다. 보도자료는 초청장이 아니다. 관련 업계의 다양한 이슈와 개최 목적, 업계 동향 등을 포괄적으로 담으며, 핵심 일정을 뉴스 형식으로 간략하게 설명해야 한다. 행사의 자세한 시간대별 일정표는 보도자료 하단에 따로 정리해 배포하는 것이 좋다.
9. 피칭하고자 하는 매체의 행사 보도자료 틀이 정해져 있는지 파악해라
공연이나 행사 소식은 텍스트 형식의 기사로만 소개되는 게 아니라는 점을 명심해라. 만약 한 매체를 대상으로 행사 보도자료를 작성할 예정이라면, 가이드라인이나 제한이 있는지 확인해야 한다. 행사 소개의 경우, 매체에 따라 글자수, 형식 등이 정해져 있거나 캘린더 형식으로 간략하게 나올 수도 있기 때문이다.
10. 행사 개최 7일 전에는 배포하는 것이 좋다
행사 보도자료를 작성했다면, 배포할 단계이다. 일반적으로 행사 개최 시기 일주일 전에는 보도자료를 배포하는 것이 좋다. 너무 일찍 배포하면 잊혀질 수 있고, 너무 늦게 배포하면 참가를 포기하게 만들기 때문이다. 기자간담회 행사의 경우 참석하지 못하는 기자들을 위해 행사 당일 오전(오전 행사일 경우), 행사 직후(오후 행사) 배포한다. 일반인이나 기업인을 위한 행사는 주간지나 일간지 주말 섹션에 단신으로 많이 등장한다. 타겟으로 하는 매체의 마감기한에 맞춰 행사 기사가 게재될 수 있도록 하자.
뉴스와이어에는 행사 카테고리의 보도자료만 따로 볼 수 있는 섹션이 있다. 다른 기업들은 어떻게 행사 보도자료를 작성했는지 참고해서 보도자료를 작성해 보자.
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