기업 홍보담당자로 근무하다 보면 언론매체로부터 인터뷰 요청을 받는 경우가 많습니다. 그러나 많은 기업의 구성원은 언론과의 인터뷰를 부담스러워합니다. 내가 잘못 말해 좋지 않은 기사가 나가면 회사 이미지가 나빠질까 봐 걱정이 되기 때문입니다.
해외기업이나 국내 대기업은 CEO와 주요 임원을 대상으로 언론과 이야기하는 기술인 ‘미디어트레이닝’을 실시하고 있습니다. 회사의 메시지를 오해 없이 정확하게 전달하는 방법과 요령 등을 배웁니다.
그렇다면 어떻게 인터뷰에 응해야 회사에 대한 이야기를 효과적으로 전달할 수 있을까요? 성공적인 메시지 전달을 위한 인터뷰 준비 요령 7가지를 정리해보았습니다.
1. 핵심 메시지 정리
인터뷰에서 내가 기업을 대신하여 전하고자 하는 핵심 메시지를 정하는 것이 첫 번째 준비 단계입니다. 인터뷰는 단순히 기자와 취재원과의 만남이 아니라 독자, 시청자 그리고 기업을 대신하는 공적인 대화입니다. 그러므로 인터뷰 담당자는 회사가 대중에게 알리고자 하는 키메시지를 숙지하고 정확하게 전달하는 것이 중요합니다.
인터뷰 전에는 핵심 메시지에 대한 브레인스토밍을 진행하는 것이 명확한 메시지를 전달하는 데 도움이 됩니다. 브레인스토밍을 통해 약 20가지에서 50가지 정도의 이야깃거리를 정리해놓으면 어떤 문제에도 일관된 메시지를 전달할 수 있습니다.
인터뷰로 인해 생길 수 있는 오해나 오보를 막으려면 미리 발표하는 내용을 보도자료로 작성해서 기자에게 배포하는 것도 좋은 방법입니다. 말로 이야기하는 것보다 글로 정리해서 전달하는 것이 훨씬 정확하고, 기자도 좋아하기 때문입니다.
2. 인터뷰의 성격 파악
인터뷰의 유형은 대면, 전화, 서면 인터뷰로 나뉩니다. 대면 인터뷰의 경우, 환경적 요소가 커다란 변수가 되며 분위기, 표정, 몸짓 등도 기사에 영향을 미칩니다. 다른 전화 및 서면 인터뷰와 비교하여 많은 시간과 준비가 필요합니다.
전화 인터뷰는 기자들의 가장 보편적인 취재 방법입니다. 시간과 장소의 제약이 없으며, 인터뷰 대상의 표정 등을 알기 힘들다는 단점이 있습니다. 또한 대면 인터뷰와 비교하여 진실성을 파악 어렵고 심층적 취재가 어렵다는 단점이 있습니다.
마지막으로 서면 인터뷰는 주로 이메일을 통해 이뤄지는 인터뷰를 의미합니다. 직접 만나거나 전화 통화가 불가능한 경우에 시행됩니다. 서면 인터뷰는 시간, 공간적 제약을 덜 받지만 작성자가 다를 수 있으므로 신뢰도 측면에서 한계가 있습니다.
기자는 항상 주제와 목적에 맞춰 인터뷰 유형을 정하고 인터뷰를 진행합니다. 인터뷰 전, 담당 기자가 최근까지 작성했던 기사를 읽어보면 현재 어떤 주제에 관심이 있는지 확인할 수 있습니다. 이에 맞춰 회사의 메시지를 더욱 효과적으로 전달하는 방법을 찾는 것이 좋습니다.
3. 사전질의응답 자료 준비
언론으로부터 인터뷰 요청이 들어왔을 때는 언론의 요청사항이 뭔지 충분히 검토하고 사전 질의응답자료를 준비해야 합니다. 서면 인터뷰의 경우, 사전에 답변을 준비할 수 있지만 대면 및 전화 인터뷰의 경우에는 예상 질문지를 만들어서 답변을 정리해 보는 것이 좋습니다. 이와 같은 사전 질의 응답 자료를 준비하는 이유는 말실수를 줄이기 위해서입니다. 인터뷰를 할 때는 모든 내용이 기사화될 수 있다는 것을 항상 염두에 두고 이야기해야 합니다.
4. 통계, 사례 등 보충 자료 준비
인터뷰 시에 통계자료, 사례 등 보충 자료를 준비하여 적절히 인용하면 보다 효과적으로 인터뷰할 수 있습니다. 특히 성과와 같이 뉴스 가치가 있는 내용에는 수치를 제시하는 것이 좋습니다. 알고 있던 사실이라도 다시 한 번 확인해보고 정확한 정보를 제공하는 것이 오보의 가능성을 최소화하는 방법입니다.
5. 쉬운 단어 사용
전문용어, 행정용어 등은 사용하지 않는 것이 좋습니다. 인터뷰를 진행하다 보면 전문성이 느껴지는 단어를 사용해야 할 것만 같은 생각에 사로잡힐 때가 많습니다. 그러나 어려운 단어와 전문용어를 사용하면 오히려 의미 전달에 방해됩니다. 쉬운 언어로 메시지를 전달해야 기자가 이를 잘못 해석하여 오보가 발생하는 것을 막을 수 있습니다. 또한, 쉽고 보편적인 언어로 해석해야 더 광범위한 분야에서 활용될 수 있습니다.
6. 난감한 질문 및 상황 대처법 숙지
인터뷰 시 난감한 질문이나 정보를 제공할 수 없는 질문을 받았을 때는 질문에 답할 수 없는 이유를 기자에게 이해시켜야 합니다. 질문에 대해 정확한 답을 모를 때는 솔직하게 그 부분에 대해서는 정확히 알지 못한다고 답하고, “파악해서 나중에 알려주겠다”고 말하는 것이 좋습니다. 또한 유도 질문을 받았을 때는 “잘 모른다”라고 지나치기보다는 사실과 다른 부분에 대해 수정을 해야 합니다.
7. 인터뷰 모니터링
인터뷰 후에는 기사 혹은 방송을 모니터링하고 클리핑하는 것이 중요합니다. 만약 기사 내용이 왜곡되거나 잘못 전달됐다면 담당 기자에게 정정 요청을 해야 합니다. 반대로, 긍정적인 기사를 써준 기자와는 지속해서 관계를 유지하며 회사에 대한 소식을 업데이트해주는 것이 홍보 활동에 도움이 됩니다.
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