언론 홍보 제안서를 작성하거나, 새로운 마케팅 프로모션을 기획하다 보면 아이디어를 짜내느라 밤을 새우기도 합니다. 이때, 여러 사람이 함께 힘을 모으면 더욱 다양한 아이디어를 얻을 수 있습니다. 신선한 아이디어를 내기 위해 회사에서 가장 많이 쓰는 방법은 바로 브레인스토밍(Brainstorming)입니다. 보도자료 주제를 선정할 때에도 브레인스토밍 기법을 활용하면 도움이 됩니다.
브레인스토밍이란 창의적인 아이디어를 생산하기 위한 집단 발상법으로, 여러 구성원이 자연스럽게 아이디어 목록을 만들어가면서 어떤 문제에 대한 해답을 찾아가는 활동입니다. 눈덩이처럼 아이디어가 불어난다고 하여 스노우 볼링 기법이라고도 부릅니다.
브레인스토밍이라는 용어는 미국의 광고 대행사 임원이었던 알렉스 오즈번(Alex Faickney Osborn)이 1971년 만들었습니다.
브레인스토밍은 다음과 같은 4가지 규칙을 기본으로 합니다.
- 절대로 남을 비판하지 않을 것
- 자유로운 분위기를 조성할 것
- 질보다 양을 우선시할 것
- 남이 내놓은 아이디어에 내 아이디어를 덧붙여 더 좋은 아이디어를 제시
위 4가지 원칙을 기반으로 전 세계적으로 70여 년간 총 300여 가지의 브레인스토밍 발상법이 개발되어왔습니다. 그렇다면 효과적인 브레인스토밍 기법은 무엇이 있을까요? 회사에서 효과적으로 브레인스토밍하기 위한 8가지 전략을 소개합니다.
1. 그룹은 5~7명이 가장 이상적
브레인스토밍은 리더, 서기 및 참가자로 구성됩니다. 이때 한 그룹당 7명 이내로 구성하는 것이 적당합니다. 15명 이상이 넘어가게 되면 효율성이 떨어집니다. 사람들은 여럿이 있는 자리에서는 이야기를 잘 하려 하지 않기 때문입니다. 페이스북 본사에는 브레인스토밍 회의 때 ‘피자 두 판의 법칙’을 적용하는데, 회의 참여자 모두가 피자 두 판 정도로 배불리 먹을 수 있는 사이즈가 적당하다고 생각해서 나온 법칙입니다. 비교적 자유롭게 이야기할 수 있는 규모인 5∼7명 단위의 그룹으로 묶는 게 좋습니다.
2. 흥미로운 주제 선정
같은 주제라도 어떤 식으로 표현하느냐에 따라서 브레인스토밍의 결과가 달라집니다. 예를 들어, 여름 언론 홍보 계획에 대한 회의를 진행한다면 ‘여름 시즌 홍보 전략’이라는 주제보다는 ‘쿨~한 바캉스를 만들기 위해 우리가 할 수 있는 가장 멋진 홍보 아이디어’라는 주제로 진행했을 때 훨씬 더 재미있는 아이디어가 많이 나올 가능성이 높습니다.
3. 기대하는 바를 명확히 전달
리더는 참가자들에게 브레인스토밍을 통해 무엇을 달성하고자 하는지에 대한 목표를 정확히 알려야 합니다. 브레인스토밍은 짧은 시간 내에 많은 아이디어를 생성하는 가장 효과적인 방법의 하나지만, 의견의 양을 우선시하다 보니 효율이 떨어지기도 합니다. 브레인스토밍의 생산성을 높이려면 조직의 의사결정 기준을 잘 설명하고 참가자들에게 적절한 질문을 던져야 하며 해당 업무를 맡는 실무자를 리더로서 포함하는 게 좋습니다.
4. 규칙 정하기
브레인스토밍 목표를 알린 후에 해야 할 일은 회의 시작 전 규칙을 알려주는 것입니다. 예를 들어, 한 사람씩 이야기한다든지, 상대방의 아이디어를 비판하지 않는다든지 등 규칙을 정하여 구성원들과 공유하는 것이 더 효과적으로 브레인스토밍 회의를 진행하는 방법입니다.
5. 편안한 분위기 조성
좋은 아이디어를 공유하기 위해서는 구성원 모두가 편안한 마음과 자세를 가질 수 있는 분위기를 조성하는 것이 중요합니다. 브레인스토밍하는 데 필요한 시간은 90분 이내가 적당합니다. 한 시간 반이 넘어가면 능률도 떨어집니다. 시작 첫 10분에서 15분은 편안한 토론 분위기를 만드는 데 투자하는 것이 좋습니다. 회의가 자연스럽게 흘러가도록 하는 것이 진행자의 역할입니다. 환경도 편안한 분위기를 만드는 중요한 요인 중 하나입니다. 좁은 공간보다는 크고 깨끗한 공간에서 브레인스토밍을 진행하는 것이 더욱 효과적입니다.
6. 아이디어 분류와 정리
아이디어가 나온 다음에는 분류와 정리 단계입니다. 이는 참가자들이 제안한 아이디어를 그룹화하여 쉽게 평가할 수 있게 도와줍니다. 분류, 정리, 통합된 아이디어는 ‘실용성, 효과성, 중요성, 긴급성’ 등 여러 가지 기준을 가지고 평가합니다. 하지만 무엇에 중점을 두고 평가하든지 모처럼 제안된 아이디어를 무시하지 않고 가능한 한 활용한다는 자세여야 브레인스토밍의 효과를 살릴 수 있습니다.
7. 최종 결론은 단 하나의 아이디어를 정하지 말 것
아이디어를 검토하여 최종 아이디어를 결정할 때에는 단 하나의 아이디어를 뽑기보다 우선순위를 결정하는 식으로 진행하는 것이 좋습니다. 좋은 아이디어라고 해도 채택되지 않으면 참가자들이 낙담하기 때문입니다. 브레인스토밍 회의는 여러 번 진행하는 것이기 때문에 직원들의 활발한 참여가 매우 중요합니다. 따라서 단 하나의 최고의 아이디어를 뽑는 것은 참가자들의 사기를 꺾기 때문에 가능한 한 피해야 합니다. 그 대신 아이디어 중 상위 몇 개를 선정해 다른 그룹들의 결과와 공유하고 실행 계획을 세우는 게 좋습니다.
8. 참가자들의 아이디어 기록
대부분 브레인스토밍을 진행할 때 기록은 한 명이 맡아서 하는 경우가 많은데, 그보다는 모든 참석자가 기록하는 분위기를 만들어 주는 것이 더욱 좋습니다. 모든 참석자에게 종이 혹은 포스트잇을 주고, 각자가 제시한 의견이나 혹은 좋았던 의견, 갑자기 생각난 의견들을 적어 놓도록 합니다. 이후 보드에 각자가 적은 메모를 다 붙이고, 사진을 찍어 놓으면 모두가 작성한 회의록이 완성됩니다.
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