보도자료는 기업이나 조직이 언론매체가 사용할 수 있도록 신문 기사체로 작성해 언론인에게 배포하는 뉴스 발표문입니다. 최근 보도자료 작성법과 관련한 문의가 많아 보도자료 작성요령을 알려드립니다. 보도자료를 작성하기 전에 아래의 작성 원칙을 알고 계시면 도움이 됩니다. 또한 하단에 보도자료 작성에서 터부시되는 사항들도 정리해 올립니다.
- 사건의 의미와 중요성 강조
보도자료를 쓰는 이유는 대중과 언론이 알아야 할 어떤 사건이 발생했기 때문입니다. 보도자료 내에 이 사건에 대해 주변 사람들이 왜 관심을 가져야 하는지에 대하여 충분한 설명과 의미 부여를 하는 것이 중요합니다. 그래야 언론과 대중이 주목을 하게 됩니다. - 신뢰감을 주고 인상적이어야 한다
뉴스를 신뢰감과 함께 깊은 인상을 주어야 합니다. 소비자는 구체적인 근거 없이 최초의, 최고의 같은 형용사를 남발한 보도자료를 뉴스가 아닌 광고로 받아들이게 됩니다. 또한 기자는 과장된 보도자료에 대해서는 인용 보도를 하지 않습니다. 차분하면서고도 깊은 인상을 줄 수 있는 근거 또는 통계 수치 등을 제시해 뉴스의 설득력을 높이는 것이 좋습니다. - 간명하고 함축적인 제목
보도자료는 제목만 보고 이 글이 무엇인지 알 수 있어야 합니다. 제목은 고속도로의 표지판처럼 몇 글자만으로 무슨 얘기인지 금세 알 수 있어야 합니다. 보통 신문 기사의 제목은 길어야 15글자이므로 제목은 짧아야 합니다. 언론인은 호기심을 불러일으키려고 내용의 핵심에서 벗어나는 엉뚱한 제목을 붙이는 보도자료를 싫어합니다. - 문어체 보다는 구어체로 작성
말을 하듯 글을 쓰는 것이 중요합니다. 공식적인 뉴스라고 해서 한자어를 남발해 문어체로 작성하면 내용이 어려워집니다. 또 뉴스가 생생하게 전달되지 않습니다. 특히 독자는 딱딱한 문어체 제목보다 직설적인 구어체 제목에 더 눈이 끌린다는 점을 명심해야 합니다. - 첫 문장에서 전체 윤곽을 잡아야
뉴스의 첫 문장을 흔히 리드(lead)라고 부릅니다. 뉴스에서 첫 문장은 대단히 중요합니다. 첫 문장만 읽어보아도 전체의 내용이 한눈에 들어오도록 작성해야 합니다. 그래야 독자는 뉴스의 전체 내용에 대하여 감을 잡고 다음 문장을 읽을 지 여부를 결정합니다. - 본문은 역 피라미드 형식으로
보도자료는 반드시 역 피라미드 형식으로 작성해야 합니다. 가장 중요한 정보를 앞부분에 쓰고 뒤로 갈수록 덜 중요한 내용을 나열하는 방식을 역 피라미드 형식이라고 합니다. 보도자료나 기사가 긴 경우 언론인이나 편집자는 기사를 뒤부터 자르게 됩니다. 독자 역시 제목과 기사의 앞부분을 읽다가 흥미를 느끼지 못하면 다른 기사를 보게 됩니다. - 독자의 입장에서 쉽게 작성
보도자료를 작성할 때 가장 유의해야 할 점은 발표자의 입장이 아닌 독자의 입장에서 글을 써야 한다는 것입니다. 보도자료를 작성하다 보면 자신을 홍보하는 데만 몰두해 독자가 무엇을 궁금해 하는지 생각하지 못하는 경우가 많습니다. “이 글이 대중의 삶과 어떤 관련이 있고 어떤 영향을 미칠 것인지 제대로 알려주고 있는가?”를 보도자료를 만들면서 계속해서 되묻기 바랍니다. 특히 난해한 전문 용어는 대중의 관심에서 멀어지는 것을 자초하는 지름길이라는 것을 명심해야 합니다. - 6하 원칙에 따라 핵심내용 요약
보도자료에는 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 했는지에 대한 정보가 반드시 포함돼야 합니다. 6하 원칙은 뉴스보도의 기본입니다. 보도자료를 작성을 한 뒤 이중 하나라도 빠진 것이 없는지 꼼꼼히 점검하기 바랍니다. - 핵심이 분명하고 일관성 있어야
보도자료는 핵심 내용이 무엇인지 분명히 나타나 있어야 합니다. 이런 얘기 저런 얘기를 일관성 없이 나열하는 것은 바람직스럽지 않습니다. 할 얘기가 아무리 많다 하더라도 이 가운데 무엇이 핵심내용인지 분명히 하고 논리적 일관성이 있는 보도자료를 작성해야 합니다. - 문장은 짧아야
신문사나 방송사 데스크는 늘 기자에게 문장을 짧고 명료하게 쓰라고 주문합니다. 그래야 독자가 읽기 쉽고 뜻이 분명해지기 때문입니다. 신문 기사의 경우 한 문장의 평균 글자수가 60자 정도 입니다. 보도자료도 이 숫자에 맞추는 것이 바람직합니다. 자꾸 글이 길어질 때에는 한 문장에 한 개의 아이디어만 담는다고 생각하고 문장을 만드는 것이 좋습니다. 두 개의 아이디어를 하나의 문장에 담는 복문은 피해야 합니다. - 긴 보도자료는 본문과 해설로 분리
보도자료의 본문은 A4용지 2 페이지를 넘기지 않는 것이 좋습니다. 신문에 실리는 뉴스를 보면 A4 두 장 이상의 기사는 거의 없습니다. 다만 전문지나 잡지의 경우는 긴 기사를 쓰는 경우도 있습니다. 이를 감안해야 한다면 본문 뒤에 해설이나 참고자료 또는 용어설명을 붙여주는 것이 좋습니다. - 코멘트는 신뢰성을 높여
뉴스의 신뢰성을 높이는 가장 좋은 방법은 관련된 인물의 코멘트를 보도자료에 넣는 것입니다. 보도자료에 ” ” 같은 인용 부호를 넣어 사장, 임원, 개발책임자, 기관장의 코멘트를 넣으면 언론인과 독자는 훨씬 내용에 신뢰감을 갖게 됩니다. 또한 코멘트를 붙이면 언론인은 직접 만나거나 취재하지 않고도 만난 것처럼 기사를 쓸 수 있습니다. 코멘트를 붙일 때 명심해야할 것은 그 인물이 해당 분야에 대해 전문가적인 식견을 갖고 있다는 것을 느낄 수 있게 붙이는 것이 좋습니다. - 사진과 동영상 삽입
뉴스에 동영상이나 사진을 삽입하면 뉴스의 주목도가 크게 높아집니다. 사진은 전문가가 촬영한 것을 쓰는 것이 좋습니다. 인물이나 물건을 찍는 경우에는 조명에 따라 분위기가 전혀 달라지므로 스튜디오에서 촬영을 하는 것이 좋습니다. 원리를 알기 쉽게 설명한 그래픽이나, 연도별 추세를 나타낸 그래프나 도표를 준비하면 더 의미가 명확하게 전달됩니다. - 문의처, 회사소개, 웹 주소 기재
보도자료에는 반드시 발표 담당자 이름, 전화번호(또는 이메일)가 기재되어 있어야 합니다. 그래야 언론인이 내용을 확인하고 궁금한 것을 물어볼 수 있습니다. 요즘에는 보도자료에 웹사이트와 간단한 회사 소개까지 붙이는 것이 보편화되고 있습니다. - 키워드를 보도자료에 삽입
뉴스와이어는 보도자료를 대형 포털에서 볼 수 있는 시대를 열었습니다. 포털에 배포된 보도자료는 키워드에 의해 검색돼 대중에게 노출될 가능성이 높습니다. 따라서 보도자료를 작성할 때에는 대중이 잘 사용하는 적절한 키워드를 넣어서 작성하는 것이 좋습니다.
보도자료 작성 시 금기사항
- 새로운 사실이 없는 단순한 기업, 기관 소개 정보
- 공공의 목적 없이 제 3자를 비방하거나 프라이버시를 침해해 재산과 명예를 손상시킬 가능성이 있는 보도자료 등 정보
- 과장, 왜곡되었다고 판단되는 보도자료 등 정보
- 범죄행위에 관련된다고 판단되거나 음란물 등 미풍양속에 어긋나는 내용을 담은 보도자료 등 정보
- 타인의 지적재산권 등 기타 권리를 침해하는 보도자료 등 정보
- 해상도가 낮거나 사진이 언론매체가 쓰기에는 품질이 떨어진다고 판단되는 사진, 영상
- 문법적으로 틀리거나 6하 원칙에 따라 정확한 내용을 담지 않은 보도자료 등 정보
- 이미 언론에 배포돼 발표시점이 지난 보도자료 등 정보
