홍보담당자의 중요한 착각 중 하나가 보도자료를 기자에게 보내면 바로 멋진 기사로 탄생할 것이라고 생각하는 것이다. 그러나 기자는 상당수의 보도자료를 제대로 읽지도 않고 메일함에서 삭제해 버린다. 기자가 메일함에서 삭제하는 보도자료는 어떤 보도자료인지, 또 어떻게 하면 메일함에서 삭제되지 않고 기사화될 수 있는지 알아보자.
1. 궁금증을 해소해주지 못하는 보도자료
기자들은 보도자료 메일을 받았을 때 다음의 3가지를 우선 훑어본다. 메일 발신자가 누구인지, 보도자료 제목이 무엇인지, 보도자료 본문이 내용이 있는지를 본다. 그리고 단 몇 초 만에 보도자료를 삭제할지 말지를 결정한다. 그 중 가장 먼저 삭제되는 메일은 육하원칙 즉, 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 했는지를 알 수 없는 보도자료이다. 보도자료 내에 기자에게 필요한 모든 중요 정보가 포함돼 있어야 한다.
2. 첨부파일이 너무 많은 메일
하루에도 수십 통의 보도자료를 받아보는 기자들은 첨부파일을 하나하나 다운로드 할 시간이 없다. 기자들이 첨부된 보도자료 파일을 열어보지 않고도 바로 볼 수 있도록 보도자료를 메일 바디에 넣고, 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 부제목을 2-3줄 덧붙여 넣는 것이 좋다. 기자들이 자료를 한눈에 알아볼 수 있게 잘 정리되어 있다면 바로 편집해 기획기사에 활용할 수 있다.
3. 제목이 스팸처럼 느껴지는 보도자료
이메일이나 뉴스와이어 보도자료 배포 서비스로 보도자료를 전송할 경우 제목의 중요성은 백번 강조해도 지나치지 않다. 기자들은 메일 제목을 보고 메일을 열지 말지 결정하기 때문이다. 일반적으로 보도자료를 메일로 보낼 때 메일의 제목은 “[기업명] 보도자료 제목” 형식으로 붙인다. 예를 들어 [보도자료] 탐투스, 2014 경기도 전자무역 프론티어 기업으로 선정이라고 하면 된다. 보도자료의 제목은 임팩트 있고 눈길을 끄는 것이 좋다. 하지만 ‘필독’ ‘최신뉴스’ ‘특종’ 등을 제목에 포함시키거나 느낌표를 붙이는 것은 스팸으로 느끼게 해 오히려 역효과를 준다.
4. 난해한 보도자료
보도자료가 난해하게 작성돼 무슨 내용인지 이해하지 못하는 경우가 허다하다고 기자들은 말한다. 기자들은 보도자료를 직접 편집하고 재 작성할 시간이 없다. 보도자료를 배포하기 전, 보도자료가 명확하고 알기 쉬우며 평범한 단어와 문장으로 사실을 잘 전달하도록 씌어졌는지 확인해야 한다.
5. 중요한 내용을 PDF, PPT로 첨부한 경우
기자에게 PDF, PPT는 불편하다. 기사내용을 복사해 바로 사용하기가 번거로워 첨부파일 서식이라면 바로 삭제해버리는 기자들도 있다. 보도자료는 워드파일을 사용하고, 메일바디에 전문을 붙여 넣는 것이 좋다.
6. 자료가 불충분한 보도자료
기자들은 일일이 자료를 요청할 시간이 없다. 첫 번째 메일에 기자가 기사 작성에 필요한 모든 자료를 담아낼 수 있도록 하자. 보도자료와 사진 등이 포함된다. 필요한 자료가 있을 때 먼저 연락할 것을 기대하지 말자. 또한 기자들은 많은 시간을 추가 사진 요청에 할애한다. 요청 후 사진을 전달받기까지는 짧게는 몇 시간 길게는 수일도 걸리는데, 사진 송부 시간이 늦어질수록 기자들의 흥미는 떨어지게 되어있다. 보도자료와 함께 적합한 사진을 보내면 보도자료가 픽업될 확률은 높아진다. 적합한 사진이란 500KB 내외, jpeg 형식 사진으로 온라인에 즉시 게재할 수 있는 사진이다.
7. 잘못 선택한 기자에게 보내는 보도자료
보도자료를 배포하기 전에는 본인이 속한 분야 담당 기자를 찾는 것이 중요하다. 소비재 담당 기자에게 과학 관련 보도자료를 전달하면 아무런 소용이 없다. 보도자료를 전달하기 전에는 기자가 어떤 스타일의 기사를 게재하는지, 성향은 어떤지 파악해 프로필을 작성하는 것이 좋다. 보도자료는 작성했지만 담당 분야 기자를 몰라 언론 홍보를 못하고 있다면 뉴스와이어의 프리미엄 서비스를 사용하면 된다. 뉴스와이어 프리미엄 서비스는 1만7천명의 기자와 2천명의 파워블로거 DB로 구축됐다. 이 DB에서 고객의 보도자료를 보도해줄 담당 분야 언론인을 추출해 보도자료 타겟팅이 가능하다.
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