보도자료 쓰기는 기업 홍보 담당자들의 필수 소양이라고 할 수 있다. 보도자료란 보도될 만한 가치가 있는 스토리를 전하기 위해 작성되는 자료로, 기업에 대한 새로운 소식 등이 포함된다. 그럼 보도자료는 어떻게 작성해야 할까. 다음의 기본 원칙만 지킨다면 좋은 보도자료는 충분히 작성할 수 있다.
1. 중요한 것부터 쓴다
가장 먼저 전달하고자 하는 핵심 내용을 단도직입적으로 밝힌 다음, 앞에서 언급한 핵심 내용에 대한 설명을 그 다음 문장에서 중요한 순서대로 차례로 풀어나가야 한다. 독자가 반드시 알아야 하는 핵심부터 소개함으로써 더 짧은 시간에 정보를 전달하는 것이 포인트라고 할 수 있다. 특히, 중소기업이 발표한 보도자료일수록 역 피라미드 형식으로 작성하는 것이 중요하다. 커다란 사회적 이슈를 담고 있는 내용이 아닌 이상 신문에 크게 소개되기 어렵고, 뒷부분의 내용은 편집될 가능성이 높이 때문이다. 이를 위해서는 보도자료 작성 전, 강조하고 싶은 한 가지 주제를 선정하고 이를 일목요연하게 정리해 본 후 작성을 시작하는 것이 좋다.
보도자료를 역피라미드 형식으로 작성해야 하는 이유는 또 있다. 바로 최근 부상하고 있는 ‘검색엔진 최적화(SEO)’에 기인한다. 보도자료를 작성할 경우에도 알리고자 하는 중요한 키워드를 전체문장 중 제목과 첫 문장과 문단에 모두 포함시키면, 자료가 검색 엔진에 더 잘 검색되고 검색 결과에서 상위에 노출된다. 뉴스와이어에 보도자료를 등록할 경우 검색엔진에 노출될 가능성이 높아진다.
2. 객관적으로 서술하자
보도자료는 신문기사처럼 객관적인 사실 전달에 초점을 맞춰 뉴스 스타일로 작성해야 한다. 보도자료는 정보를 전달하는 수단이기 때문에 자료의 정확성이 중요하다. 보도자료에서 허위나 과장은 금물이다. 광고처럼 느껴지는 내용, 과장된 내용은 피해야 한다.
보도자료는 3인칭 관찰자 시점에서 작성해야 하므로 ‘우리는’ ‘나는’ 같은 표현은 쓸 수 없다. 작성자의 주관이나 해석 또는 의견, 주장 등을 담으려면 인용 부호(” “)를 넣고 코멘트로 처리해야 한다.
3. 초등학생도 이해할 수 있도록 쉽게 쓰자
보도자료를 작성할 때는 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 써야 한다. 객관적인 어휘를 사용해야 하며, 전문용어, 약어, 약자는 최대한 쓰지 않는 것이 좋다. 기술적 용어나 전문용어를 사용하는 것은 독자층을 그만큼 제한한다는 것을 잊지말자. 문장도 짧을수록 읽기 쉬운 자료다. 한 문장에 한 가지 사실만 담고, 여러 개념을 담지 않도록 주의하자. 문장에는 45~50자가 가장 적당하며, 아무리 길어도 60자를 넘지 말아야 한다.
4. 제목이 반이다
좋은 보도자료의 핵심은 헤드라인이다. 독자의 주의를 단번에 끌 수 있는 헤드라인이 자료의 가치를 나타낸다. 보도자료 내용을 모두 정리한 후에 제목을 정하는 것이 좋다. 마케팅, 광고의 목적 보다는 정보를 제공하기 위한 목적을 가져야 보도자료의 가치는 높아진다. 또한, 사람들이 정보를 얻기 위해 검색하는 키워드가 포함되어 있으면 더욱 좋다. 기자와 독자는 제목만 보고 무슨 일이 일어났는지 파악하고, 그 뉴스를 읽을지 말지를 결정한다. 좋은 뉴스 제목의 공통점은 세가지이다. 명쾌하고, 짧으며, 독자로 하여금 더 정보를 찾고 싶은 욕망을 일으킨다는 점이다. (참고자료: 뉴스와이어가 뽑은 좋은 보도자료 제목 50선)
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