“깨어 있는 시간의 절반 이상을 직장에서 보내는 직장인에게 회사는 제2의 가정이나 다를 바 없습니다. 직장이 즐겁지 않으면 인생이 즐거울 리 없습니다. 직장생활이 즐거우려면 역량을 기르는 것이 중요합니다. 업무 역량이 높으면 회사에서 인정해주기 때문에 일이 즐거워집니다. 그 즐거움은 부메랑이 되어 더 일을 잘할 수 있게 해주고 그로 인해 점차 그 일이 하고 싶은 일이 됩니다.”
20여 년간 인터넷 스타트업과 포털, 대기업에서 직원부터 임원까지 두루 경험해온 IT 전문가가 직장생활에서 디지털 도구를 활용해 업무 역량을 높이는 노하우를 소개한 책이 나왔습니다. 다음커뮤니케이션 전략이사를 거쳐 SK플래닛 상무로 재직 중인 김지현 상무가 지은 ‘스마트워크 특별전담반’은 우리가 회사생활을 하면서 흔히 접하는 회의, 출장, 프레젠테이션 등의 상황에서 업무에 맞는 도구를 능동적으로 활용함으로써 업무를 효율적으로 수행하는 방법을 소개합니다.
이 책에서 첫 번째로 소개하는 업무 능력을 높이는 방법은 ‘할 일 관리’입니다. 일을 효율적으로 하려면 내가 무엇을 해야 하는지 알아야 합니다. 구글캘린더(Google Calendar)와 같은 ‘할 일 관리’ 앱을 활용하여 ‘투 두 리스트(To do list)’를 쓰면 내가 할 일이 무엇인지 쉽게 확인할 수 있어 빠뜨리지 않고 업무관리를 효율적으로 할 수 있다고 설명합니다.
또한, 평상시 문서 공유 소프트웨어를 사용하면 불필요한 문서 작업과 이메일 전송에 소비하는 시간을 줄일 수 있다고 설명합니다. 김지현 상무는 “세상이 점점 바뀌고 있으며, 업무능력을 키우기 위해서는 스마트워크에 익숙해져야 합니다”라며 “이전에는 한 사람에게 하나의 이메일만 있으면 됐지만, 지금은 직원, 부서, 업무 단계별로 내용을 통합해 관리할 수 있는 이메일 기법이 필요합니다.”라고 말합니다.
김 상무는 또한 “에버노트(Evernote)와 같은 문서 공유 소프트웨어는 여러 사람이 작업을 공유할 수 있게 해주므로 이를 활용하면 이메일 송수신이 불필요한 경우가 많습니다. ‘워크챗(Work Chat)’ 기능은 서로 다른 기기로 에버노트를 보면서 문서 편집을 공동으로 할 수 있어 편리합니다”고 설명합니다.
두 번째 단계로는 언제 어디서나 일할 수 있는 환경을 만드는 것입니다. 인터넷 접속이 가능한 기기를 이용하여 다른 기기에도 인터넷에 접속할 수 있게 해주는 기술인 ‘테더링(Tethering)’, 크롬의 확장 프로그램을 업무에 활용할 수 있는 방법 등 사무실 외부에서도 모바일 기기를 활용하여 효율적으로 업무를 처리하는 방법들에 관해 설명합니다.
세 번째 단계는 ‘업무 기록’입니다. 에버노트와 같은 프로젝트 다이어리를 활용해 자신의 경험을 정리해 둘 것을 강조합니다. 김지현 상무는 과거 경험을 정리하여 지혜를 쌓으라고 강조하면서 이렇게 말합니다.
“회사 생활을 하면서 우리의 경험도 쌓여갑니다. 하지만 경험에 비례해 지식과 지혜가 쌓여가는 것은 아닙니다. 회사에서 다양한 프로젝트를 경험하면서 그 경험을 통해 배우기 위해서는 교재가 필요합니다. 교재는 나 스스로 만들어야 합니다. 그 교재가 바로 프로젝트 일기입니다. 일기를 쓰는 이유는 추후 복습을 하기 위함입니다. 프로젝트에 참여하면서 보고, 느끼고, 기뻐하고, 슬퍼했던 모든 것을 이 일기장에 기록해야 합니다. 이렇게 기록한 내용은 차후 교재가 되어 해당 프로젝트를 회상할 때 더 커다란 깨우침을 가져다줍니다.”
네 번째 단계는 ‘정보의 데이터베이스화’입니다. 책에서는 모자이크 그림을 가까이서 보면 아무것도 아니지만 멀리서 보면 큰 형태를 볼 수 있는 것처럼 정보를 꾸준히 모으다 보면 그 정보들 속에서 또 다른 의미를 찾을 수 있다고 설명합니다.
이를 위해 포켓과 같은 정보 모음 블로그를 만들어 나만의 도서관을 만들고 정보를 꾸준히 모을 것을 제안합니다. 김지현 상무는 “유튜브 동영상도 보고 난 후에 기억할만한 것을 따로 골라 카테고리화하여 저장해놓으면 다시 찾기도 쉽고 나중에 목록만 훑어봐도 도움이 될 것이다.”고 말합니다.
마지막으로 책에서는 생각을 정리하고 일의 순서를 정하거나 자료정리와 아이디어를 떠올려야 할 때 ‘마인드맵’을 활용할 것을 권장합니다. 마인드노트(Mindnote)나 싱크와이즈(Thinkwixe)라는 마인드맵 소프트웨어를 활용하면 스마트폰, PC를 넘나들며 마인드맵을 작성할 수 있습니다. 키워드를 넣으면서 전체적인 흐름을 다시 한 번 파악할 수 있고 정리되지 않은 생각들이나 여러 가지 업무를 한눈에 알아볼 수 있습니다.
이미 10여 년 전부터 스마트워크가 도입되면서 스마트워크를 하는 곳과 하지 않는 곳의 업무력 격차는 점점 커지고 있습니다. 디지털 도구를 활용한 스마트워크는 21세기는 살아가는 우리가 가져야 할 핵심 경쟁력입니다.
이 책에서 저자는 “스마트워크의 목표는 업무력 향상을 통해 행복한 인생의 주인이 되는 것이다”라고 강조합니다. 모든 직장인들이 스마트워크를 실현하여 시간을 절약하고 그 시간을 행복한 삶을 가꾸는 데 쓰는 것이 이 책을 집필한 이유라고 설명합니다.
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