회사 이름으로 발표하는 제안서, 회사소개서, 보도자료 등 모든 형태의 자료는 기업 이미지와 밀접한 관계가 있습니다. 특히, 주기적으로 언론에 전달하는 보도자료는 신중한 검토 작업을 거쳐 완성도를 높이는 것이 중요합니다. 보도자료를 검토하면서 반드시 체크해야 할 8가지를 소개합니다.
1. 정확성에 대한 철저한 검증
보도자료에 잘못된 정보를 공개하는 것은 기업에 대한 불신을 갖게 하는 위기로 작용할 수 있습니다. 따라서 보도자료를 작성하는 홍보담당자는 자료에 포함되어 있는 모든 정보가 정확하고 사실임을 회사를 대표하여 증명해야 합니다. 정보의 사실 여부에 대해 확인 가능한 항목들을 체크해놓고 각각의 항목이 올바르고 정확한지 하나둘씩 확인하는 과정을 거쳐야 합니다.
2. 새로운 시각으로 검토
우리는 무언가에 익숙해진 후에는 집중력이 떨어지게 됩니다. 같은 자료를 10번도 넘게 검토했지만 문장 하나가 빠져있는 것을 파악하지 못하는 이유가 여기에 있습니다. 한 번도 자료를 읽어보지 않은 제 3자에게 검토를 맡기는 편이 더 좋습니다.
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3. 잦은 수정에 대한 보완
우리는 항상 같은 실수를 반복하곤 합니다. 보도자료 검토도 마찬가지입니다. 주의 깊게 살피지 못했던 부분들은 계속해서 인식하지 못하는 경우가 많습니다. 보도자료를 검토할 때 체크리스트를 활용하면 누락한 부분을 쉽게 찾아내어 실수를 줄일 수 있는 장점이 있습니다.
검토 작업에서 간과하면서 넘어간 것들이 생길 때마다 체크리스트에 해당 항목을 추가해 나가면 됩니다. 업데이트된 체크리스트를 활용하면 세부적인 사항들을 빼놓지 않고 검토할 수 있습니다.
예를 들어, 소제목 번호, %, 페이지 번호, 시장점유율, 연도 등 수치 데이터에 대한 검토를 쉽게 누락한다면 체크리스트에 ‘수치 데이터 검토’를 추가하여 검토 작업을 진행하는 것입니다. 수치 데이터의 경우, 30과 300은 상당히 차이가 크기 때문에 각별한 주의가 필요합니다.
4. 한 번에 한 가지 오류에 집중
보도자료를 검토할 때, 대부분이 처음부터 끝까지 문서를 읽어나가면서 발견한 일부 잘못된 부분들을 수정해나갑니다. 그러나 이는 한두 가지 세세한 오류에 불과할 것입니다.
보도자료를 보다 정확하게 검토하기 위해서는 한 번에 한 가지 오류에 집중하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 문법 오류를 검토할 때에는 보도자료에서 문법적 오류를 발견하는 역할에만 집중하면 됩니다. 그 후, 오탈자, 통계수치, 포맷 등을 순으로 검토하면 됩니다.
5. 모바일을 고려해야
인터넷신문 구독자가 종이신문 구독자를 추월한지는 꽤 오랜 시간이 지났습니다. 최근 들어서는 모바일 뉴스 구독자도 상당히 늘어났습니다. 기자들은 모바일 가독성을 고려하여 긴 제목과 문장들을 간단하고 짧게 만드는데 공을 들입니다. 보도자료를 검토하는 과정에서 문장의 길이를 최대한 짧게 끊어야 합니다. 신문기사의 제목을 참고하면 도움이 되는데, 네이버 모바일 페이지를 기준으로 기사 제목은 6~7단어 23자 이내가 보편적입니다.
6. 문서 작성 소프트웨어 맹신은 금물
이제는 모두가 한글, MS 워드 등 문서 작성 프로그램을 사용하여 보도자료를 작성합니다. 이와 같은 문서 작성 프로그램은 기본적인 문법, 오탈자 등을 수정해주지만 문맥상 오류를 수정 하지는 못합니다.
보도자료를 검토할 때에는 자료를 출력한 뒤 크게 소리 내어 읽어볼 것을 권합니다. 스크린을 통해 눈으로 원고를 읽을 때에는 발견하지 못했던 부분들을 확인할 수 있을 것입니다. 또한, 내용상의 중복도 훨씬 쉽게 찾을 수 있습니다. 화면에서는 간결하게 작성된 것 같던 보도자료가 출력한 뒤 읽어보면 비슷한 내용을 장황하게 늘어놓았다는 생각이 들 때가 있습니다.
7. 시간차를 둔 검토
보도자료를 작성한 뒤 바로 검토하기 보다는 시간차를 두고 검토할 것을 권합니다. 하루가 지난 뒤 보도자료를 읽어보면 실수를 찾기 더 쉬워집니다. 또한 스트레스 상황이나 주변이 시끄러운 환경은 집중력과 생산성이 떨어지기 때문에 가급적 피해야 합니다.
8. 연결 링크와 이미지 명도 꼼꼼히 확인
보도자료를 발표하는 중요한 이유 중 하나가 웹사이트로 유입되는 트래픽을 높이는 것일 겁니다. 보도자료에 2~3개의 링크를 추가하면 키워드에 대한 검색 순위가 높아집니다. 따라서 웹페이지, 이메일, 동영상 링크 등 각종 URL이 제대로 작동하고 있는지 재점검하는 것이 중요합니다.
또한 이미지를 여러 장 첨부한 경우에는 각각의 저장된 이미지 파일명과 이미지 설명이 잘 적혀 있는지 확인해야 합니다.
보도자료 검토는 맞춤법이나 오탈자, 띄어쓰기 등에 대한 교정에 국한하지 않습니다. 보도자료의 논리적 흐름, 제목의 간결함, 메시지 전달력 등을 종합적으로 검토해야 합니다. 보도자료 작성이나 검토가 어려운 기업은 뉴스와이어와 같은 보도자료 배포 서비스가 제공하는 보도자료 감수 옵션을 이용하면 보다 효율적으로 보도자료의 전달력을 높일 수 있습니다.
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