회사나 조직이 매스 미디어를 상대로 어떠한 사안에 관해 보도자료를 발표할 경우에 보도자료 맨 끝에 바늘에 실처럼 꼭 따라다니는 것이 바로 ‘회사소개’다. 이 회사소개는 마치 우리가 일상생활에서 수없이 주고 받는 ‘명함(Name Card)’과도 같다. 명함을 보면 이름과 근무처 연락처 등을 일목요연하게 파악할 수 있다. 매스 미디어 담당자는 보통 보도자료에 붙어있는 회사소개를 참고하면서 발표 내용과 발표처에 대한 배경을 참고해 기사화 여부를 결정하게 된다.
이처럼 회사소개는 지금 발표하는 보도자료 이상으로 언론홍보에서 매우 중요한 의미를 가지고 있지만 정작 홍보 담당자들은 이러한 사실을 간과하는 경우가 많다. 기자들은 보통 발표처에 대한 기본적인 지식과 신뢰가 부족한 상태다. 이런 상태에서는 당연히 기사화되기가 어렵다. 심지어 아무리 뉴스거리가 담긴 보도자료라고 해도 ‘유령회사’나 ‘사이비 조직’일수도 있다는 의구심 때문에 기사화하는 것을 꺼려하기도 한다.
단도직입적으로 말해 홍보 담당자들은 보도자료 작성 이상으로 회사소개 작성에 심혈을 기울여야 한다. 그렇다면 회사소개는 어떻게 작성하는 것이 좋을까.
1 .회사 소개는 보도자료의 신뢰성을 높여준다
회사소개에는 회사가 언제 설립됐고, 자본금과 매출은 얼마나 되고, 주요 제품과 서비스는 무엇인지를 한눈에 볼 수 있도록 요약해야 한다. 회사소개는 일반적으로 200~500자 정도로 쓰면 된다. 회사의 대표 약력이라든지, 회사의 직원 숫자가 얼마나 되는지 알려주는 것도 기자가 기사를 작성하는데 큰 도움이 된다. 비영리법인이나 NGO 같은 단체라면 그 조직의 목적이 무엇인지를 분명하게 설명할 수 있는 백그라운드 자료를 만들면 신뢰감을 손쉽게 획득할 수 있다. 여기서 중요한 것이 바로 각종 ‘수치’나 ‘통계’다. 수치나 통계는 그 자체만으로 구체성과 사실성을 담보하는 성질을 가지고 있다.
2. 회사 소개는 항상 업데이트 한다
회사는 생물과도 같다. 아무리 잘 작성된 회사소개라고 하더라도 시간이 흐르면 현재 우리회사의 객관적 상황을 완벽하게 설명하고 있다고 보기 힘들다. 그러므로 홍보 담당자는 이미 작성해 놓은 회사소개가 지금 회사의 객관적인 상황을 잘 설명하고 있는지 항상 관심을 기울여야 한다. 발표하는 사안은 매번 중요한 의미를 담고 있지만 회사소개가 장기간 업데이트 되지 않는다면 문제다. 회사소개를 업데이트할 경우에 무조건 새로운 사실을 추가할 것만 아니라 매스 미디어에서 관심을 받지 못하고의미가 반감된 사실들은 생략 혹은 축약시키는 것이 좋다.
