홍보담당자가 보도자료를 준비하고, 작성하고, 배포하는 일은 매우 일상적인 일과이며 반복적인 작업이라고 할 수 있습니다. 그렇기 때문에 자신도 모르게 매너리즘에 빠지게 될 우려가 있습니다. 가끔은 자신의 언론홍보 업무과정에 문제점은 없는지 한번쯤은 돌이켜 볼 필요성이 있습니다. 만약에 자신이 투입한 노력과 시간, 정성에 비해 그 결과가 생각만큼 좋지 않았다면 다음의 순서에 따른 언론홍보 과정에 문제가 없었는지 평소에 체크해 보시기 바랍니다.
1단계: 평소에 제대로 된 미디어리스트를 준비하라
아무리 잘 작성된 보도자료라고 하더라도 처음부터 ‘번지수’가 틀렸다면 좋은 결과를 기대하기 어렵습니다. 홍보 담당자는 평소에 우리 회사가 포함된 분야를 취재 담당하는 기자리스트를 지속적으로 업데이트해야 합니다. 매체에 따라 담당기자가 자주 변경되는 경우가 있으므로 보도자료 배포 시점 임박해서 리스트를 업데이트할 것이 아니라 평소에 시간을 할애하여 이같은 작업을 하시기 바랍니다. 매체별로 담당기자 이름, 연락처(사무실이나 출입처), 휴대전화번호, 메일주소, 트위터 같은 SNS주소 등을 파악하고 있으면 됩니다.
2단계: 발표할 뉴스를 심층 분석하라
발표하고자 하는 내용을 확실히 이해하고 숙지하고 있지 않으면 제대로된 보도자료 작성은 이미 물건너 간 것과 같습니다. 그러므로 먼저 발표내용을 확실히 이해하는 것이 중요합니다. 또한 많은 홍보 담당자들은 보통 발표할 당장의 자료에만 몰두하지만 이는 잘못된 것입니다. 즉, 자료를 입체적으로 분석하는 일도 매우 중요합니다. 자료를 입체적으로 분석한다는 의미는 발표할 자료와 관계에 있는 다른 자료와 데이타, 뉴스 등을 체크해 보고 비교 분석해 봄으로써 발표할 자료의 의미와 중요성을 스스로 파악하는 일이라고 할 수 있습니다. 한마디로 뉴스의 의미와 가치를 스스로 확증해 가는 작업이라고 할 수 있습니다.
3단계: 다량의 뉴스를 유발시킬 수 있는 보도자료를 작성하라
당연한 말이지만 보도자료를 작성하는 일은 매우 중요한 일입니다. 보도자료 작성원칙이 제대로 지켜지고 있지 않은 보도자료는 결과적으로 매스 미디어에 제대로 ‘세일즈’되지 않습니다. 보도자료는 기업이나 조직(발표주체)이 언론매체(발표객체)가 사용할 수 있도록 신문 기사체(형식)로 작성해 언론인(대상)에게 배포하는 ‘뉴스 발표문’(실체)입니다. 한마디로 보도자료는 ‘뉴스 발표문’입니다. 뉴스가 있는 보도자료 만이 다량의 보도기사를 유발시킬 수 있습니다. 효율적인 보도자료 작성을 위해 뉴스와이어가 제안하는 다음의 보도자료 작성요령을 참고하시기 바랍니다. 보도자료 작성법
4단계: 매스 미디어 입장에서 자료를 전달하라
보도자료 작성은 홍보 담당자가 하는 것이지만 작성하는 목적은 언론인(기자)을 위한 것입니다. 따라서 배포하는 모든 과정도 철저하게 언론인에게 포커스가 맞추어져 있어야 합니다. 보도자료의 출발점은 특정 사실을 빠르고 효과적으로 또한 대량으로 알림으로써 발표주체와 객체 모두 시간과 노력을 줄이기 위한 것입니다. 그러므로 배포나 전달도 이러한 목적에 부합하도록 해야 합니다. 쉬운 일은 아니지만 언론인들이 가장 빠르고 쉽게 보도자료를 확인할 수 있는 배포방법, 다른 취재에 방해되지 않게 발표하는 자료의 중요성과 의미를 한마디로 표현해 전달하는 나만의 스킬이 필요합니다.
5단계: 보도자료 발표 후 사후점검에도 부지런해라
보도자료를 발표했다고 언론홍보 과정이 끝나는 것이 아닙니다. 즉, 배포 후 행복한 표정으로 보도기사를 스크랩하는 일에만 몰두하면 안됩니다. 홍보 담당자들은 배포 과정에서 홍보담당자와 언론인 사이에서 오고 간 커뮤니케이션 과정에서 체크해야 할 부분들이 있습니다. 간단하게는 미디어리스트가 잘못되어 엉뚱한 기자한테 보내지는 경우에서부터 기자가 자료 내용과는 사뭇 다르게 자료의 의미와 내용을 잘못 이해하고 있다든지, 본인이 미쳐 생각하지 못하는 부분들을 기자들의 보충 취재과정에서 알게 된 경우들도 있습니다. 이 모든 것들이 다음의 작업을 위한 ‘타산지석’이 된다는 사실을 잊지 않아야 합니다.
성공적인 언론홍보(Publicity)를 위한 방법은 홍보 실무의 바이블 ‘언론홍보 핸드북’을 참고하면 많은 도움을 받으실 수 있습니다. 또한 뉴스와이어의 보도자료 배포 서비스를 이용하면 뉴스와이어 담당자의 언론홍보 전과정에 대한 컨설팅과 도움을 받을 수 있습니다. 수백개 국내 언론사들이 이용하는 뉴스와이어를 통해 보도자료를 배포해 보시기 바랍니다.
