홍보 담당자 중에 보도자료를 기자에게 보내도 기사화가 잘 안 된다고 하는 사람들이 많이 있습니다. 예전에는 아침에 이메일만 보내도 기사화가 잘 됐지만, 최근에는 보도자료가 너무 많아져 기사화가 잘 안 된다고 말합니다.
실제로 보도자료를 보내도 기사화되지 않는 경우는 꽤 있습니다. 기자들은 보통 하루에도 수십 개의 보도자료를 받습니다. 보도자료를 아무리 보내도 보도가 안 되는 것은 기자의 눈길을 끄는 내용이 없거나 형식을 맞추지 않았기 때문입니다. 높은 뉴스 가치를 가지면서도 잘 쓴 보도자료가 정확히 담당 기자에게 전달됐을 때에는 반드시 기사화됩니다.
그렇다면 기자의 관심을 끄는 보도자료는 어떻게 써야 할까요? 기자에게 보도자료를 보내기 전 확인해야 할 8가지 요소를 소개합니다.
1. 정확한 맞춤법
기자는 오탈자가 눈에 띄고 맞춤법이 틀린 보도자료를 보면 수준 낮고 성의가 없는 보도자료로 간주하고 보도를 하지 않는 경우가 많습니다. 보도자료를 배포하기 전, 맞춤법과 문법을 꼼꼼히 확인하고 알기 쉬운 단어를 사용하여 보도자료를 작성해야 합니다.
보도자료를 작성한 뒤 바로 검토하기보다는 시차를 두고 검토할 것을 권합니다. 하루가 지난 뒤 보도자료를 읽어보면 실수를 찾기 더 쉬워집니다. 또한 동료에게 검토를 요청하는 것도 좋습니다.
맞춤법 검사 툴을 활용하는 것도 실수를 줄일 수 있는 좋은 방법의 하나입니다. 뉴스와이어 보도자료 등록 페이지에 있는 온라인 맞춤법 검사기를 사용하면 문법 및 맞춤법 오류를 좀 더 찾기 쉽습니다. 부산대학교 맞춤법 검사기는 정확도가 높아 기자들이 많이 사용하고 있습니다. 이 밖에도 국립국어원에서 발간하는 연구 보고서를 참고하거나, 온라인 뉴스레터 ‘쉼표, 마침표.’를 참고하는 것도 보도자료 작성에 도움이 됩니다.
2. 명확한 리드문
보도자료의 첫 번째 문장인 ‘리드문’은 보도자료를 대표하는 문장입니다. 기자들은 보도자료를 받으면 우선 자료의 제목을 보고 읽을지 말지를 결정합니다. 제목이 어느 정도 흥미를 끌었다면, 그 후에는 보도자료의 첫 문단인 리드문을 읽고 본문을 계속 읽을지 결정합니다. 따라서 보도자료에서 리드문은 제목 다음으로 가장 중요합니다.
리드문은 보도자료에서 말하고자 하는 중요한 요점들을 추출해 짧고 명료하게 담아내야 합니다. 이를 위해서는 본문의 내용을 함축하여 설명할 수 있도록 육하원칙에 따라 구성되어야 하며, 읽는 이의 관심을 사로잡을 수 있는 신선한 문장으로 시작해야 합니다.
보도자료 리드문 작성에 대한 자세한 내용은 뉴스와이어 블로그 글 보도자료도 첫인상이 중요하다…첫문장 15가지 유형을 참고 하기 바랍니다.
3. 역피라미드 형식
기자들은 메일이나 자료를 받으면 보통 첫 문장이나 리드 문단만 읽고 나머지는 대충 훑어보는 경우가 많습니다. 미국의 한 홍보대행업체의 조사결과에 따르면 기자가 각 보도자료당 소비하는 시간은 1분 내외로 짧습니다.
따라서 짧은 시간 안에 전하고자 하는 메시지를 모두 전해야 합니다. 첫 번째 단락 또는 두 번째 단락에서 흥미를 끌지 못하면 기자는 더는 보도자료를 읽지 않습니다.
리드문 다음의 나머지 문단들은 첫 문단에 대한 부연 설명을 하는 문단이라고 생각하면 됩니다. 중요한 내용은 앞으로 끄집어내 역삼각형 구조로 작성해야 합니다. 보도자료에서 말하는 중요한 내용이란 독자가 궁금해하는 순서를 의미합니다.
뉴스와이어가 추천하는 보도자료 양식을 읽어보고 신문사 뉴스도 참고하면 사실에 근거하여 신뢰감을 주는 보도자료를 작성할 수 있습니다. 뉴스는 신상품, 사업계획 발표, 행사 등 주제에 따라 일반적인 형식이 있습니다. 뉴스와이어의 주제별 보도자료 섹션에 가서 주제별로 보도자료 스타일을 살펴보고, 같은 주제의 다른 보도자료를 참고해 보도자료를 작성해 보면 도움이 됩니다.
4. 신뢰감을 주는 인용구
보도자료에 포함된 대표이사의 코멘트 같은 인용구는 기자가 임의로 수정할 수 없기 때문에 기업이 알리고자 하는 핵심 메시지를 효과적으로 전달할 수 있는 방법의 하나입니다.
한 보도자료당 최대 2개의 인용구를 포함하는 것이 가장 적당합니다. 첫 번째 인용구가 대표이사(CEO)의 코멘트였다면 나머지 한 개는 고객사 혹은 파트너사의 인용구를 추가하는 것이 좋습니다. 제3자의 인용구를 추가하면 자화자찬만 늘어놓는 보도자료가 아닌 객관적으로 서술된 보도자료라는 느낌을 주기 때문입니다.
또한, 보도자료의 어려운 내용을 쉬운 언어로 표현할 수 있는 좋은 수단이기도 합니다. 인용구는 기획기사에 인용되기도 하므로 가능하면 임원진들의 통찰력 있는 인용구를 자주 발표하는 것도 좋은 방법입니다.
인용구를 작성할 때는 실제로 사람이 말하는 것처럼 작성해야 합니다. 인용구를 쓴 다음에는 큰 소리로 읽어보면서 부자연스러운 느낌을 주지 않는지 검토해야 합니다.
보도자료 인용문 작성 요령은 뉴스와이어 블로그 글 가운데 ‘보도자료에 힘을 싣는 인용문 쓰는 8가지 방법‘을 참고하기 바랍니다.
5. 정확한 데이터와 링크
기자는 데이터 즉, 통계와 숫자를 좋아합니다. 직접 조사해서 찾아낸 정보가 있다면 금상첨화겠지만 그런 자료가 없다면 인용할 수 있는 연구결과를 찾아 보도자료에 포함하는 것이 좋습니다.
내용을 뒷받침하는 통계와 사진, 표 등의 자료가 있는 보도자료는 텍스트만 있는 보도자료보다 기사화될 확률이 높습니다. 다만 자료를 인용한다면 출처를 밝혀야 합니다.
보도자료를 발표하는 목적 가운데 하나는 웹사이트 유입 트래픽을 높이는 것입니다. 보도자료에 2~3개의 링크를 추가하면 키워드에 대한 검색 순위가 높아집니다. 따라서 웹페이지, 이메일, 동영상 링크 등 각종 URL이 제대로 작동하고 있는지 재점검하는 것이 중요합니다.
6. 객관적이고 과장되지 않은 문장
기자들은 프로모션, 광고성이 느껴지는 보도자료를 반기지 않습니다. 기사의 목적은 대중에게 뉴스, 행사, 인물, 사물 등에 대한 정보를 전달하는 것이지 제품광고를 하는 것이 아니기 때문입니다.
보도자료에 광고성 문구나 수식어가 지나치게 많으면 기자들은 가차 없이 넘겨버립니다. 또한 계속해서 광고성 자료를 보내는 회사에 대해서는 불신과 선입견을 품게 됩니다. ‘혁신’, ‘혁명’, ‘최초’, ‘최고’ 등과 같은 단어는 신중하게 사용해야 합니다.
또한 내용이 객관적인 사실인지, 회사의 주관적인 견해인지 명확하지 않게 쓰인 자료는 기자의 신뢰를 얻기 힘듭니다. 작성자의 주관이나 해석 또는 의견, 주장 등은 보도자료의 인용구를 통해서만 드러나야 합니다. 객관적인 자료를 쓰기 위해서는 기자, 편집자, 그리고 독자의 관점에서 뉴스 가치가 있는 사실이 무엇인지 분석해보는 것이 중요합니다.
7. 홍보 담당자의 연락처
기자가 보도자료를 받고 궁금한 것이 있으면 바로 문의할 수 있도록 보도자료에는 반드시 홍보담당자의 연락처를 추가해야 합니다.
요즘 기자들은 주로 전화를 이용해 취재합니다. 전화 질문에 바로 응답해줄수록 기사화될 확률이 높아집니다. 특히 보도자료를 발표한 날에는 기자들에게 받을 수 있는 예상 질의에 대한 답안을 준비하여 항시 대기하는 것이 좋습니다. 언제나 신속하게 대응해주는 기업이라는 이미지를 얻음으로써 지속적인 관계를 형성할 수 있습니다. 연락정보는 이메일 주소와 핸드폰번호, 그리고 직통번호입니다. 반대로 기자에게는 매우 긴급한 일이 아니라면 기사 마감 시간인 오후 3~4시에는 전화를 삼가는 것이 좋습니다.
8. 기업 개요
보도자료 끝에는 회사를 소개하는 기업 개요를 붙이는 것이 좋습니다. 회사나 조직이 미디어를 상대로 뉴스를 발표할 때, 보도자료 맨 끝 뉴스 본문 뒤에 따라붙는 것이 ‘기업 개요’입니다. 미국 등 선진국에서는 회사 개요를 흔히 ‘Boilerplate’라고 부릅니다. 기업 개요는 발표한 보도자료와 기업에 대해 신뢰감을 주므로 기자가 기사화할 확률을 높여줍니다.
회사 개요는 마치 우리가 일상생활에서 수없이 주고 받는 ‘명함(Name Card)’과도 같습니다. 명함을 보면 이름과 근무처 연락처 등을 일목요연하게 파악할 수 있는 것처럼 기자는 보도자료에 붙어있는 회사소개를 참고하면서 발표 내용과 발표처에 대한 배경을 참고해 기사화 여부를 결정하게 됩니다.
이처럼 회사개요는 보도자료에서 매우 중요한 부분이지만 홍보 담당자들은 이를 간과하는 경우가 많습니다. 기자들은 보통 보도자료 발표 기업에 대한 기본적인 지식과 신뢰가 부족한 상태입니다. 특히 중소기업이나 별로 알려지지 않은 공공기관이나 단체는 더욱 더 그렇습니다. 아무리 뉴스거리가 담긴 보도자료라고 해도 ‘유령회사’나 ‘사이비 조직’일수도 있다는 의구심 때문에 기사화하는 것을 꺼려하기도 합니다.
회사소개를 작성하는 요령은 뉴스와이어 블로그 포스트 보도자료 양식 맨 끝에 ‘회사 소개’를 반드시 붙이자 에서 확인할 수 있습니다.
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