좋은 보도자료의 핵심은 ‘간단 명료’다. 기자들이 매일 수백통의 보도자료를 받는다는 것을 감안하면 자료는 짧을수록 좋을 것이며 내용은 한눈에 파악할 수 있도록 명확해야할 것이다. 다음의 8가지 간단명료한 보도자료 작성법을 통해 전문적이고 독자들의 마음을 사로잡을 수 있는 보도자료를 작성해보자.
1. 제목으로 관심을 끌자
보도자료의 제목은 잡지기사, 책, 프로모션 팜플렛 등의 제목, 온라인 광고 메시지처럼 눈길을 끌 수 있어야 한다. 보도자료의 내용을 한 눈에 볼 수 있게 정리해주는 표제와 부제는 기삿거리를 찾는 기자 및 작가들의 마음을 사로잡을 수 있다. 일반적으로 제목을 선정하기 위한 가장 간단한 방법은 보도자료에서 제일 중요한 단어들을 추출해 논리적인 한 문장을 만드는 것이다. 자료의 첫 문장도 이와 같은 원리로 작성할 수 있는데, 중요한 단어를 앞부분에 배치하면 독자들이 보도자료 내용을 한눈에 파악할 수 있을 뿐 아니라, 검색엔진에도 우선적으로 검색된다. 이 밖에도 제목은 독자로 하여금 참여를 유도해야 하며 정확해야 한다.
2. 본론으로 바로 들어가라
기자들은 바쁘다. 메일이나 자료를 받으면 보통 첫 문장이나 리드문단만 읽고 나머지는 거의 훑어보기만 하는 경우가 많다. 즉, 기사에서 말하고자 하는 중요한 요점들을 추출해 짧고 명료하게 첫 문단에 모두 적어내야 한다. 부정적인 내용보다는 긍정적인 단어와 문장을 선택하고, 독자가 편하게 읽어나갈 수 있도록 이해하기 쉽게 작성하는 것이 좋다. 리드 문단이 끝났다면 나머지 문단들은 첫 문단에 대한 부연설명을 제공하는 문단이라고 생각하면 된다. 중요한 내용은 앞으로 끄집어내 역삼각형 구조로 작성해야 한다. 즉, 가장 중요한 사실부터 순서대로 적어 나가야 한다. 기사에서 중요한 내용이란 독자가 궁금해하는 순서라고 할 수 있다.
3. 문장을 짧게 써라
보도자료 작성시에는 단문을 쓰는 것이 중요하다. 문장이 길어지게 되면 가독성이 떨어져 독자들의 집중도가 낮아지기 때문이다. 한 문장은 50-60자가 적당하다. 그리고 수동태는 최대한 피하고 능동태로 작성하는 것이 좋다. 또한, 긴 문장과 짧은 문장이 조화를 이룰 수 있도록 작성하자. 문장을 한문장씩 소리내어 읽어보면서 읽기에 벅차진 않은지 혹은 너무 뚝뚝 끊기지는 않는지 등을 통해 문장의 길이를 조정할 수 있다.
4. 수치자료를 포함하자
많은 수식어, 꾸밈어로 보도자료를 채워넣기 보다는 발표하는 제품을 부각시킬 수 있는 수치들로 보도자료를 채워넣는 것이 좋다. 만약 ‘모바일 사용량이 증가하는 추세다’라는 트랜드를 설명하고자 한다면 이를 백업할 수 있는 자료를 반드시 포함시켜야 한다. 자료에서 강조하는 내용을 수치화해 표현할 수 있다면 그 자료는 큰 경쟁력을 얻을 수 있다.
5. 문법적 오류가 없는지 재확인하자
보도자료를 감수 작업은 매우 중요하다. 배포 전에는 꼭 본인 뿐 아니라 다른 사람들에게도 검토 받는 것이 좋다. 하나의 작은 오타나 실수가 기자들로 하여금 자료 자체의 신뢰성을 저하시키기도 하기 때문이다.
6. 인용구를 활용하자
보도자료에 포함된 대표이사의 코멘트 같은 인용구는 임의적으로 수정되지 않기 때문에 기업의 키 메시지를 더욱 효과적으로 전달할 수 있는 방법 중 하나다. 또한, 보도자료의 어려운 내용을 쉬운 언어로 표현할 수 있는 좋은 수단이기도 하다. 인용구는 기획기사에 인용되기도 하기 때문에 가능하면 임원진들의 통찰력 있는 인용구를 자주 발표하는 것도 좋은 방법이다.
7. 보도자료는 한 장이 제일 좋다
일반적으로 좋은 글이란 짧을수록 좋다. 보도자료 작성 전, A4 한 장안에 모든 정보를 담는다고 생각하자. 하루에 수천 통의 메일을 받는 기자들은 과연 어떤 글을 좋아할까. 입장을 바꿔 생각해보면 짧고 명료한 글일 것이다. 또한, 기자들은 축약에 익숙하기 때문에 너무 긴 글은 앞부분만 잘라 활용하기도 한다. 내용은 300단어면 충분히 정리할 수 있다. 많은 내용을 한꺼번에 정리하겠다는 욕심을 과감히 버리고, 추가적인 설명이 필요하거나 더 자세한 정보는 링크를 통해 전달하자. 더 짧게 정리할수록 가독성 높은 자료라는 것을 명심하자.
8. 독자의 입장에서 생각하자
영향력있는 언론매체일수록 ‘이 자료가 사회, 그리고 국민의 삶에 어떤 영향을 줄 수 있는가’를 생각한다. 더 대중적인 매체로 접근할수록 자료가 왜 우리에게 중요한지를 설명할 수 있어야 한다. 보도자료 작성하기 전, 독자로써 어떤 점이 궁금할지를 우선 생각하자. 만약, 봉사활동 기관을 홍보자료의 경우에는 독자들은 이 봉사기관이 어떤일을 하며, 왜 봉사를 하는지 궁금해할 것이다. 그리고, 콘서트나 공연에 대한 자료라면 독자들은 매표는 어디에서 가능한지, 어느 배우가 공연하는지가 궁금할 것이다.
보도자료 작성법에 대한 더 자세한 내용은 뉴스와이어가 정리한 보도자료 작성법을 참고하면 된다.
보도자료 작성 요령 자세히 보기>>
[ 이 블로그는 보도자료 배포 서비스 뉴스와이어(www.newswire.co.kr)가 홍보,마케팅,PR전문가에게 제공하는 정보입니다. 뉴스와이어에 회원 가입을 하면 블로그의 글을 매주 받아볼 수 있고, 온라인으로 뉴스와이어에 보도자료를 등록할 수 있습니다. 가입하기> ]
