전시회에 참가하는데 언제 보도자료를 발표하는 것이 가장 좋은지 몰라 고민하는 기업이 많습니다. 보도자료를 배포할 최적의 시기가 정해져 있는 것은 아닙니다. 전시회의 성격, 장소, 참가목표, 보도자료 주제 등을 고려해 알맞은 보도자료 배포 시기를 정하면 됩니다. 뉴스와이어가 전시회 보도자료 배포 시기 선정을 위해 고려해야 할 요인 8가지를 정리해보았습니다.
1. 보도자료 배포 목표
전시회 참가 기업은 홍보 계획 수립에 있어 분명한 목표 설정이 필요합니다. 보도자료 배포하려는 구체적인 목표가 없다면 큰 성과를 내지 못합니다. 전시회 참가 목적, 참관객의 성향, 산업의 동향 등을 고려해 구체적인 목표를 설정하고 이를 이루기 위한 홍보 계획을 수립해야 합니다.
전시회 참가 기업에게 가장 중요한 것은방문객 유치일 것입니다. 기자와 고객의 부스 방문을 늘리고자 한다면 전시회 시작 1~2주 전에 보도자료를 발표할 것을 권합니다. 전시회가 시작하기 전에 충분한 시간을 두어 보도자료를 보내면 기자와 방문객이 방문 일정을 짜는데 도움이 됩니다.
전시회에서 수상했거나 투자를 유치한 내용을 언론에 알려 기업 및 제품의 우수성을 널리 알리는 것이 목적이라면 전시회 종류 직후나 종료 후 1주일 이내가 적합합니다.
2. 대기업의 중대 발표
전시회에 참가하는 대기업이나 글로벌회사와 같은 시기에 보도자료를 발표하는 것을 피해야 합니다. 동종업계에 있다면 더욱 피해야 합니다.
예를 들어, 삼성전자가 새로운 스마트폰 출시 보도자료를 오전 10시에 발표했다면 그날 오전에는 모든 언론사가 스마트폰 출시 소식을 주요 기사로 다루게 됩니다. 스마트폰 제조업체의 경우 그날 보도자료 배포 일정을 오후 늦은 시간이나 다음날 이른 오전 시간으로 변경하는 것이 주목도를 높이는데 좋습니다.
3. 전문지 특집란
전문지는 업계 주요 전시회 개최 기간에 맞춰 특집란을 마련합니다. 전자신문은 가전전시회 ‘CES(Consumer Electronics Show) 2015’ 개최 약 열흘 전부터 [미리보는 CES 2015] 코너를 운영하며 전시회와 출품기업을 소개했습니다. 전시회가 시작한 이후부터 종료일까지는 [CES 2015] 코너를 운영하며 참가 기업들의 신기술과 임원 인터뷰 기사를 게재했습니다.
기업이 전시회에 출품한다면 출품 품목, 전시부스 위치와 같은 내용을 보도자료로 작성해 전문지에 배포하면 특집기사에 게재될 확률이 높습니다. 특집란에는 CEO 인터뷰 등 다양한 기획기사가 다뤄지기 때문에 업계 트렌드 관련 정보를 모아 기획기사를 피칭해보거나 임원 인터뷰를 피칭해보는 방법도 있습니다. 특히 전시회 개최 기간에 맞추어 신제품이나 신기술을 출시한다면 보도자료 배포의 파급력은 더욱 큽니다.
4. 전시회 개최지역
보도자료 배포 시기는 전시회 개최지역에 따라 달라집니다. 특히 최근 들어서 해외전시회에 참가하는 기업이 늘어나고 있습니다. 특히 규모가 큰 전시회의 경우 주요 언론사에서는 기자들을 현지에 파견하여 실시간으로 기사를 쓰게 합니다.
해외 전시회 참가는 비용이 많이 들지만 가장 효과적인 해외홍보와 마케팅 수단입니다. 해외 전시회에 참가하는 기업은 언론사에서 전시회 취재를 맡은 담당기자를 찾아 별도로 보도자료를 배포해야 합니다. 단, 취재기자에게 보도자료를 배포할 때에는 기자가 개최지까지 이동하는 시간과 시차를 염두에 두어야 합니다.
예를 들어, 미국 라스베이거스에서 열리는 전시회 취재를 하려는 기자는 출국 2~3일 전부터 일상업무는 최소한으로 처리하고 전시회 방문 일정을 짜거나 인터뷰 섭외 등을 하기에 바쁩니다. 따라서 시작 2~3일 전에 보도자료를 발표하면 기자가 보도자료를 읽어볼 확률이 상대적으로 낮아집니다.
담당 취재기자의 이동 시간도 상당하다는 점을 참고 하여 배포 일정을 잡아야 합니다. 해외에서 열리는 주요 전시회에 가는 기자는 전시회 시작 하루 전에는 비행기에 있기 때문에 보도자료를 이메일로 보내도 확인하지 못할 확률이 매우 높습니다.
또한 현지 시간을 기준으로 담당 기자가 이메일을 확인할 수 있는 시간이 언제인지 고려해야 합니다. 현지 시간 기준으로 오전 9시부터 오후 4시까지가 보도자료를 전달하기 가장 적합합니다.
5. 다양한 주제
전시회 보도자료는 전시회 시작 전에 한번만 배포하면 충분하다고 여기는 기업이 많습니다. 그러나 여러 주제로 전시회 보도자료를 작성해 배포하면 언론사에서 다양한 기획기사에 활용할 수 있고, 미디어에 노출되는 회사의 전시회 관련 소식을 최신으로 업데이트할 수 있다는 장점이 있습니다. 또한 전시회에 참가해 다양한 활동을 진행하며 고객과 소통하고 있다는 기업으로서의 이미지를 쌓을 수 있습니다.
전시회 보도자료는 한번에 너무 많은 내용을 발표하기 보다는 각각의 정보를 쪼개서 2개 또는 3개의 보도자료를 발표하는 것이 온라인에서의 버즈를 형성하는데 더욱 효과적입니다. 전시회 참가기업은 유명인사 방문, 업무협약 체결 등 전시회 기간에는 행사장에서 일어난 특별한 이벤트에 대해 보도자료를 발표할 수 있습니다. 다양한 주제별 전시회 보도자료에 대한 자세한 내용은 뉴스와이어 블로그 포스트 ‘전시회 참가기업이 보도자료 작성 시 알아야 할 5가지’에서 확인할 수 있습니다.
6. 소셜미디어
전시회 기간 중에 소셜미디어를 적극적으로 이용하여 보도자료를 배포하면 홍보효과를 더욱 극대화할 수 있습니다. 가장 쉬운 방법이 해시태그(#)를 이용하는 방법입니다. 해시태그는 SNS상에서 원하는 키워드만 모아 볼 수 있도록 약속한 기호입니다. 단어 앞에 해시태그를 붙이면 자동으로 그 단어에 대한 검색 링크가 생성됩니다. 트위터에서 처음 시작된 기능인데 이제는 페이스북, 인스타그램, 카카오톡 등 SNS의 대표적인 기능이 됐습니다. 어떤 주제에 대한 공유와 확산이 그 어느 방법보다 빠르다는 장점이 있어 기업들이 활발하게 사용하고 있습니다. 전시회 기간에는 ‘#전시회명’으로 전시회에서 일어나고 있는 재미있는 소식과 보도자료를 배포하면 보다 광범위한 대중들에게 회사의 이름과 브랜드를 노출할 수 있습니다.
7. 프레스킷
전시회 부스를 방문하는 언론인에게 직접 프레스킷으로 보도자료를 전달하는 방법이 있습니다. 외부 이동이 많은 기자들은 두꺼운 브로셔나 책자보다는 가벼우면서 기사 작성에 효율적으로 활용할 수 있는 자료를 선호합니다.
이런 프레스킷을 더 쉽게 전달하기 위해서 QR코드를 활용하는 방법이 있습니다. QR코드는 점점 더 많은 곳에서 활용되고 있는 디지털 마케팅 도구로, 바코드와 비슷하지만 더 많은 정보를 보여주고 손쉽게 공유할 수 있다는 장점이 있습니다. QR코드를 스마트폰으로 찍으면 바로 인터넷에서 정보를 내려 받고 검색할 수 있습니다. 전시회 참가 기업은 부스에 방문하는 언론인에게 보도자료뿐 아니라 고화질 사진, 영상, 회사소개서, 제품소개서, 임원 바이오, 연락처 등이 담긴 자료를 전달할 때 매우 유용하게 사용할 수 있습니다. 모든 자료를 출력하지 않아도 기자는 온라인으로 내려 받을 수 있습니다.
8. 감사 메일
마지막으로 전시회 참가기업은 전시기간 중 전 부스를 방문한 기자에게 방문 감사메일과 함께 보도자를 전달할 수 있습니다. 부스를 방문해준 것에 대한 감사 이메일을 발송하면서 전시회 출품결과에 대한 보고서와 언론발표용 사진, 전시기간 중 배포한 모든 보도자료를 모아 보내는 것도 보도자료를 보낼 수 있는 좋은 방법입니다.
뉴스와이어는 매년 200개가 넘는 전시회 뉴스룸을 운영하여 전시회와 참가 기업의 보도자료를 주요 포털과 언론사에 배포하고 있습니다. 전시회 참가 소식을 보다 광범위한 언론사, 블로거에 알리고 싶다면 뉴스와이어 전시회 배포 서비스를 검토해보세요. 뉴스와이어는 전시회 주최자를 위한 전시회 후원도 제공하고 있사오니 전시회 주최를 앞두고 있다면 검토해보시기 바랍니다.
뉴스와이어 전시/출품 보도자료 코너에서는 여러 기업들이 발표하고 있는 보도자료를 확인할 수 있습니다. 전시회 보도자료 작성 시 참고하시기 바랍니다.
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