기자들은 하루에 수십통의 보도자료를 이메일로 받는다. 수많은 보도자료 중에 자사의 보도자료를 어떻게 돋보이게 할 수 있을까가 기업과 홍보대행사의 가장 큰 고민거리 중 하나일 것이다. 이 때 고려하게 되는 것이 바로 타이밍이다.
보도자료를 배포하기 ‘가장 좋은 날’에 대한 해답은 정해져 있지 않다. 하지만 배포 타켓과 뉴스 형태별로 게재율을 높일 수 있는 방법은 분명 존재한다. 아래에 몇 가지 팁을 소개한다.
보도자료를 배포할 때에는 뉴스가 어느 매체에 게재되면 좋을 지 생각해보는 습관을 갖는 것이 필요하다. 타겟팅하는 매체가 신문이냐,방송이냐,아니면 인터넷뉴스나 잡지냐에 따라 보도자료를 배포하는 시점이 조금씩 다르기 때문이다.
1. 뉴스는 오전 8시30분~10시30분 사이에 보내라
만일 5일자 조간신문의 뉴스로 나오기를 원한다면 4일 중 언론에 보도자료 발표를 해야 한다. 대부분의 조간신문은 오전 10시반 편집국 간부회의, 오후 2시 편집국 간부회의에서 다음날 보도할 주요기사를 결정한다. 따라서 오전 10시 반 이전에 보도자료를 기자에게 배포하는 것이 가장 좋고, 아무리 늦어도 오후 2시 이전까지는 배포해야 다음 날 조간신문에 나올 수 있다.
하지만 긴급한 보도자료는 뉴스 최종 마감시간 이전까지만 제공하면 긴급 뉴스로 들어갈 수 있다. 보통 조간신문은 마감 시간이 오후 4시이고, 최종 마감시간은 저녁 9시이다. TV는 충분한 시간 여유를 주어야 미리 녹화를 할 수 있다. 따라서 전날 저녁이나 아침 일찍 방송국에 미리 연락을 해 촬영 약속을 하는 것이 좋다. 녹화한 영상물이 있다면 방송기자나 PD에게 퀵서비스로 보내면 된다.
2. 월, 화요일이 수, 목요일보다 경쟁이 적다
100명의 PR 전문가에게 ‘보도자료를 배포하기 가장 좋은 날이 언제입니까?’라고 물으면 아마 모두 다른 답변이 올 것 이다. 아마 홍보담당자 중에서 절반 가량은 보도자료의 개수가 비교적 적은 월요일과 화요일을 선택할 것을 권유할 것이다. 수요일과 목요일은 월요일과 화요일 보다 보도자료 발표 건수가 좀더 많아 경쟁도 그만큼 치열하다.
3. 잡지는 마감날짜 이전에 보도자료를 보내야 한다
월간 잡지의 마감 시간은 대개 매달 15일부터 31일까지이다. 잡지에 따라 마감 시간이 조금씩 다르지만, 다음달의 잡지를 그 전달에 찍어내 배포함으로써 더 오래 동안 매장 진열대에 노출될 수 있도록 하는 것이다. 다음은 잡지별 마감 날짜이다. 타겟 대상 잡지가 있다면 언제가 마감 날짜인지 살펴보고, 가급적 마감 일주일 전쯤에 미리 보도자료를 보내는 것이 좋다.
16일 쎄씨, 에꼴
17일 보그걸, 엘르걸
18일 슈어얼루어, 코스모폴리탄
19일 앙앙, 월간조선, 신동아, 월간중앙
20일 GQ코리아, 엘르, 보그, 마리끌레르, 에스콰이어,
21일 까사리빙, 에쎈, 마담휘가로
22일 베이비, 싸비, 허스토리, 베이비, 앙팡, 웨딩21, 마이웨딩
23일 여성조선, 여성중앙, 행복이가득한집, 레이디경향, 우먼센스, 레몬트리, 리빙센스
26일 굿모닝팝스, 프리미어, 쿠켄
27일 월간산, 과학동아,
28일 자동차생활, 카비젼
4. 보도자료 배포 빈도를 조절해라
보도자료를 지나치게 자주 보낼 경우, 해당 보도자료는 스팸이나 질이 낮은 컨텐츠로 분류되기 쉽다. 배포 빈도 뿐 만이 아니라 ‘팔로우업 콜(Follow up Call)’의 빈도도 중요하다. 기자들은 홍보대행사에서 걸려오는 홍보대행사 인턴이나 말단 직원이 앳된 목소리로 ‘보도자료를 전달 드렸으니 확인해달라’란 내용의 전화를 귀찮게 여긴다. 보도자료의 품질을 높여 보도자료를 꼭 필요로 하는 시점에 배포하도록 하라.
5. 다른 기업의 뉴스 배포 시간을 파악하라
동종 업계의 다른 기업들이 언제 보도자료를 기자들에게 배포하는지 파악하라. 대부분의 동종 업계 기업들이 월요일 오전 8시에 보도자료를 배포한다고 가정해보자. 타 업체와 다르게 보도자료를 목요일 오전 10시 30분에 배포하는 것이 좋을 것이다. 목요일 10시 30분에 배포한다면 더욱 기자들의 눈에 띌 수 있다. 왜냐하면 중요한 2개 업체의 보도자료가 동시에 배포될 경우, 기자들은 한꺼번에 처리해야할 일이 많아져 나중에 온 것을 소홀히 할 수 있기 때문이다.
보도자료가 특정 시간에 배포되어야 하는 제약 조건이 없는 경우, 피크타임을 피해서 배포한다면 성공률을 높일 수 있다. 하지만 오후 2시 30분을 넘기면 오히려 역효과를 가져온다.
6. 뉴스와이어 고객센터에 자문을 구하라
뉴스를 배포하는 뉴스와이어 서비스를 이용하고 있다면 보도자료 배포 시기에 대한 자문을 구해보자. 산업별, 지역별 보도자료 배포 피크타임에 대한 정보를 얻을 수 있다.
7. 공휴일을 피하자
공휴일이 다가오거나 산업에 다른 시즈널한 뉴스가 진행되고 있는 상황이라면 보도자료 배포를 잠시 보류하는 것이 좋다.
8. 블로거나 페이스북은 오후 시간을 노려라
보도자료를 오후에 보내면 밤에 일하는 저널리스트와 블로거들의 눈에 더욱 띌 수 있다. 페이스북으로 컨텐츠를 공유한다면 늦은 저녁이 좋다. 퇴근 후 혹은 잠자기 전 휴식시간에 페이스북을 훑어보는 이들이 많기 때문이다.
9. 큰 사건이 터졌을 때에는 피하라
또한 지진, 북한의 도발 등 중대한 사건, 사고가 있는 경우에는 중요한 보도자료를 발표하는 계획을 미루는 것이 좋다. 큰 이슈에 가려 보도되지 않을 수 있기 때문이다.
10. 인터넷 매체만을 타겟으로 한다면 금요일도 괜찮다
신문에 보도되기를 원한다면 금요일에 보도자료를 배포하는 것은 좋지 않다. 토요일자 신문이 얇아서 신문에 보도될 가능성이 낮기 때문이다. 하지만 인터넷 매체를 보도자료 배포 주타겟 대상으로 한다면 금요일도 나쁘지 않다. 인터넷 매체에 기사화될 경우, 주말 동안 뉴스가 상단에 노출되기 때문에 더 주목을 받을 수 있는 장점이 있다.
좀더 자세한 보도자료 작성 및 배포 요령을 다음을 참고하면 된다.
보도자료 작성 요령>>
보도자료 배포 요령>>
