오늘날 기업과 정부기관들은 하루 수만개의 보도자료를 작성해 언론에 배포하고 있다. 보도자료 작성은 홍보의 가장 기본 업무이지만, 언제 보도자료가 등장하게 되었는지 홍보업 종사자들도 대부분 모를 것이다.
보도자료는 1906년10월28일 미국 뉴저지주 어틀랜틱 시티에서 일어난 끔찍한 열차사고에서 비롯됐다. 펜실베이니어 철도회사의 3칸짜리 열차가 다리에서 강으로 추락해 50명의 승객이 목숨을 잃었다.
당시 펜실베이니어 철도회사는 아이비 리(Ivy Lee, 1877~1934))라는 홍보 컨설턴트에게 홍보 업무를 맡기고 있었다. 아이비 리는 다른 루머들이 생겨나기 전에 기자들에게 보도자료(press release)를 발표하자고 철도회사를 설득했다. 아이비 리는 사고에 대해 공식적으로 보도자료를 발표하고 사고 현장으로 기자와 사진기자들을 초청해 공식 발표를 하였다. 뉴욕타임스는 1906년 10월 30일 그가 작성한 보도자료를 그대로 1906년 10월 30일자 신문에 인쇄했다.
아이비 리가 활동하던 당시 미국에서는 대기업들의 횡포가 심해 여론이 좋지 않던 시절이었다. 대기업들은 좋은 이미지를 만들려고 홍보에 노력을 기울이기 시작했다. 아이비리는 이런 상황 속에서 여론 조성과 홍보의 중요성을 파악하고 1904년에 홍보대행사 Parker and Lee를 설립했다.
아이비 리는 노사 분규가 일어난 무연탄 채굴 광산을 위해 홍보 활동을 펼쳤다. 대부분의 광산은 언론의 질문에 거만하게 침묵을 치켜 사태를 악화시켰다.
반면 아이비 리는 원칙 선언(Declaration of Principles)를 작성해 완전하게 대중과 언론에게 정보를 제공하겠다고 ‘공개적인 커뮤니케이션’ 약속을 했다. 그 결과 사고가 발생했을 때 언론에는 긍정적인 기사가 보도되었다. 오늘날 아이비 리는 ‘홍보의 아버지’로 불린다.
아이비 리가 보도자료를 처음 작성했을 때보다 지금은 이메일, 인터넷 등 통신 기술이 발전해 작은 기업 심지어는 개인들까지도 보도자료를 배포하고 있으며, press release의 영향력은 더욱 더 커지고 있다. 오늘날 미국 내에서 뉴스 기사의 60~70%는 보도자료를 인용해 보도를 한다는 조사결과가 있다.
보도자료는 사건, 제품, 기업, 캠페인, 행사 등 다양한 사건 및 상황 등 같은 내용의 정보를 널리 효율적으로 전달할 수 있게 해준다.
아이비 리가 처음 보도자료를 작성한 지 한 세기가 흐른 지금도 보도자료는 뉴스화할 수 있는 아이템을 얻기 위한 소스로 언론 매체의 이목을 끌고 있다.
보도자료는 다음과 같은 다양한 목적을 전달하기 위한 특정 포맷을 가진 문서이다.
1. 기업의 어떠한 쟁점을 거론, 사건에 대한 해명, 일반적인 정보 공유 등을 위한 뉴스 제공의 목적
2. 후보자들에게 제기된 의혹에 대한 해명의 목적
3. 기업의 신상품 및 새로운 서비스 발표를 위한 목적
4. 기업의 판매의 붐, 비난에 대한 대응을 위한 목적
5. 데이터, 통계, 팁, 트렌드, 견해 등 특정산업이 관심 가질 만한 관련 정보 제공의 목적
6. 기자회견이나 다가올 행사를 예고하는 목적
7. 작가나 출판사의 출간 도서에 관한 정보 공유의 목적
8. 예술가의 최신 앨범, 연극, 영화 등의 정보 공유의 목적
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